問題点・導入の目的 帳票に関わる業務改善、コスト削減を行いたい
以前の明治商工株式会社（以下、明治商工）では、請求書だけでも月間1万7000枚にも及ぶ膨大な量の帳票類を、基幹業務システムであるAS/400から印刷しており、コスト他様々な面で大きな負担となっていました。特に、そういった多くの帳票の中から必要なものを探し出す作業には多大な時間と労力を割かなければなりませんでした。さらに、請求書等のデザイン帳票は印刷会社へ発注していたため、そこにも大きなコストがかかっており、明治商工は、業務効率の向上・コスト削減・ペーパーレス化を目標に電子帳票化の検討に入りました。
解決方法の検討、決定／ベル・データからの提案 機能、操作性、コスト、求める条件をクリア
ASに対応した、いくつかの電子帳票化ツールで、それぞれ詳細な機能チェックを行いましたが、その中でPandora-AX は、まずエクスプローラーに似た操作性が親しみ易く使い易かったことで注目しました。また、会社のロゴや印影などのグラフィックデータを簡単に貼り込めることも大きかったです。さらに、重要視していた管理・検索機能について、Pandora はデータベースの管理方法が支店別管理と同時に全現場の一元管理まで可能であり、またそれにより、多様な検索手段と、段違いな検索スピードが実現できる等、機能面・操作性において、明治商工が求めるものをしっかりと満たしていました。 そして何より、運用上必要とするライセンス数で見積もると他製品よりもそのコストが低額であったことが決定打となり、導入を決定しました。
導入成果・現状 業務改善、コスト削減だけではなく、その他メリットも多くあります
まず、大きな課題であった帳票を探し出す作業にかける手間や時間が大幅に削減できました。それに加え紙保管が不要になったため、保管スペースの問題も解消。コスト面に関しては、導入前の時点で、今回の導入コストはほぼ1年で相殺できると試算を出しており、実際そのとおりに投資回収は実現できました。現在は以前外注に頼っていた印刷の多くの部分を、Pandoraで出力することで、コスト削減が可能になっています。 また、Pandoraは帳票デザインを行う上 でも融通性が高いため、以前から社内外で要望のあった帳票フォームの変更も実現でき、お客様からも非常に見やすくなったと喜ばれています。他にも、PandoraのExcelへのデータ転送機能で、業務の利便性も向上しました。
将来展望・今後の課題 Pandoraの利用範囲を更に広げていきたい
以前から印刷会社に発注していた請求書等のデザイン帳票で、未だ一部のものはそのまま外注に頼っている状況ですが、上手くPandoraを利用することで、それらをなくして更なるペーパーレス化・コスト削減を進められたらと思っています。 また、現在営業ごとに作成している見積もりについても、今後は、基幹業務システムで管理している統一されたデータを利用して作成し、Pandoraで打ち出すように変更していこうと思っています。 他には、財務会計等のサーバーとASとのデータの受け渡しを、よりスムーズに行えるようにし、その中でもPandoraを活用し ていきたいという考えもあり、現在検討中です。
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